E-Rechnungen korrekt archivieren ist Pflicht. Die GoBD stellen klare Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.
GoBD-Anforderungen
Die 5 Grundprinzipien
- Unveränderbarkeit: Keine nachträgliche Manipulation. Jede Änderung wird protokolliert.
- Vollständigkeit: Alle E-Rechnungen müssen archiviert werden.
- Ordnung: Systematisch abgelegt und auffindbar.
- Zeitnähe: Innerhalb von 10 Tagen archivieren.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Durchsuchbar und exportierbar.
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Rechnung von 2026 → aufbewahren bis 31.12.2036.
Was muss archiviert werden?
| Dokument | Format | Pflicht |
|---|---|---|
| XRechnung (gesendet/empfangen) | Original XML | Ja |
| ZUGFeRD (gesendet/empfangen) | Original PDF/A-3 mit XML | Ja |
| Änderungshistorie | Protokoll | Ja |
Originalformat beibehalten! XRechnung ausdrucken reicht nicht. ZUGFeRD ohne XML-Teil speichern reicht nicht.
Häufige Fehler
- E-Rechnung ausdrucken und nur Papier archivieren
- XML in normalem Dateiordner ohne Revisionssicherheit speichern
- Keine Verfahrensdokumentation erstellen
- Archiv nicht gegen Manipulation gesichert
Verfahrensdokumentation
GoBD verlangt eine schriftliche Beschreibung:
- Wie werden E-Rechnungen empfangen?
- Wie verarbeitet und geprüft?
- Wo und wie archiviert?
- Wer hat Zugriff?
- Wie wird Unveränderbarkeit sichergestellt?
Clever Invoice: Automatische GoBD-Archivierung
- Originalformat beibehalten (XML + PDF/A-3)
- Unveränderbar gespeichert
- Vollständiges Änderungsprotokoll
- Volltextsuche über alle Rechnungen
- 10+ Jahre Aufbewahrung inklusive
- DATEV-Export per Knopfdruck
Mit Clever Invoice erstellst du professionelle Rechnungen in wenigen Sekunden — kostenlos starten und sofort loslegen.