Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Regelung in Kraft: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Dokument, das maschinell ausgelesen werden kann.
Die beiden gängigen Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf dem EU-Standard EN 16931. Mehr zu den Unterschieden erfährst du in unserem Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Timeline der E-Rechnungspflicht
| Jahr | Regelung |
|---|---|
| 2020 | E-Rechnung für B2G Pflicht |
| 2025 | Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen |
| 2027 | Versandpflicht für Unternehmen > 800.000€ Umsatz |
| 2028 | Vollständige E-Rechnungspflicht für alle |
Was bedeutet das für Freelancer?
Als Freelancer musst du ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 musst du selbst E-Rechnungen versenden. Das klingt kompliziert, ist aber mit der richtigen Software einfach umzusetzen.
Tipp: Prüfe deine E-Rechnungen mit unserem kostenlosen E-Rechnung Validator.
Vorteile der E-Rechnung
- Zeitersparnis durch automatische Verarbeitung
- Keine Druck- und Portokosten mehr
- Weniger Fehler durch maschinelle Verarbeitung
- Schnellere Zahlung durch direkte Systemintegration
So bereitest du dich vor
1. Rechnungssoftware prüfen
Stelle sicher, dass deine Buchhaltungslösung XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Clever Invoice bietet beide Formate.
2. Prozesse anpassen
Überlege, wie du eingehende E-Rechnungen archivierst. Mehr dazu in unserem Guide zur GoBD-konformen Archivierung.
3. Kunden und Lieferanten informieren
Teile deinen Geschäftspartnern mit, dass du bereit für E-Rechnungen bist.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein Grund zur Panik. Mit der richtigen Vorbereitung profitierst du von effizienteren Prozessen und sparst langfristig Zeit und Geld.
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