Die E-Rechnungspflicht in Deutschland schreitet planmäßig voran. Während seit Januar 2025 bereits alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können müssen, steht die nächste große Stufe bevor: Ab 2027 wird auch das Versenden von E-Rechnungen zur Pflicht. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die kommenden Fristen, die Übergangsregelungen und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vorbereiten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ab 01.01.2027: E-Rechnungspflicht beim Versenden für Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht beim Versenden für alle Unternehmen – ohne Ausnahme
- Betroffene Transaktionen: Alle inländischen B2B-Umsätze (§ 14 UStG)
- Formate: XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931-konform)
- Wachstumschancengesetz: Gesetzliche Grundlage seit März 2024
Die drei Phasen der E-Rechnungspflicht
Phase 1: Empfangspflicht (seit 01.01.2025 – bereits aktiv)
Seit Jahresbeginn 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft:
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
- Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
- Einzelunternehmer und Freiberufler
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Praxistipp: Ein einfaches E-Mail-Postfach, das XML-Anhänge akzeptiert, reicht für den Empfang zunächst aus. Für eine effiziente Verarbeitung empfiehlt sich jedoch eine E-Rechnungssoftware.
Phase 2: Versandpflicht für größere Unternehmen (ab 01.01.2027)
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres.
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Startdatum | 01.01.2027 |
| Umsatzgrenze | > 800.000 € Jahresumsatz (Vorjahr) |
| Betroffene | B2B-Transaktionen inländisch |
| Formate | XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931) |
| Zustimmung Empfänger | Nicht mehr erforderlich |
Wichtig: Die bisherige Möglichkeit, mit Zustimmung des Empfängers andere Formate (z.B. PDF) zu verwenden, entfällt ab 2027 für diese Unternehmen.
Phase 3: Vollständige Versandpflicht für alle (ab 01.01.2028)
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ohne Umsatzgrenze für alle Unternehmen. Auch Kleinunternehmer, Freelancer und Einzelunternehmer mit geringem Umsatz müssen dann E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.
Was ändert sich konkret ab 2027?
Keine PDF-Rechnungen mehr im B2B
Die größte Veränderung: PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnungen im B2B-Bereich. Wer nach dem 1. Januar 2027 (bei über 800.000 € Umsatz) oder 2028 (für alle) noch PDFs an Geschäftskunden sendet, riskiert:
- Ablehnung der Rechnung durch den Empfänger
- Gefährdung des Vorsteuerabzugs beim Kunden
- Steuerrechtliche Probleme bei Betriebsprüfungen
Sonderregelungen und Ausnahmen
Auch nach 2028 gibt es einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
| Ausnahme | Erklärung |
|---|---|
| B2C-Rechnungen | Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen |
| Steuerfreie Umsätze | § 4 Nr. 8–29 UStG (Versicherungen, Finanzdienstleistungen etc.) |
| Kleinbetragsrechnungen | Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) – vorerst ausgenommen |
| Fahrausweise | § 34 UStDV |
| Grenzüberschreitende B2B | Innergemeinschaftliche Lieferungen / Reverse Charge – eigene Regeln |
Das Wachstumschancengesetz als rechtliche Grundlage
Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz (WChG), das im März 2024 in Kraft getreten ist. Wesentliche Änderungen in § 14 UStG:
- Neue Definition: E-Rechnung = strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931
- Sonstige Rechnung: Alles andere (auch PDF) ist nur noch eine "sonstige Rechnung"
- Übergangsfristen: Gesetzlich festgelegt bis Ende 2027 (abhängig von Umsatzgrenze)
Ihr Fahrplan: So bereiten Sie sich jetzt vor
Q2 2026: Analyse & Planung (Jetzt!)
- [ ] Bestandsaufnahme: Wie viele B2B-Rechnungen versenden Sie pro Monat?
- [ ] Software prüfen: Kann Ihre aktuelle Lösung XRechnung / ZUGFeRD erstellen?
- [ ] Umsatz prüfen: Liegt Ihr Jahresumsatz über 800.000 €? → Frist 01.01.2027
- [ ] Prozesse dokumentieren: Wie sieht Ihr aktueller Rechnungsprozess aus?
Q3 2026: Software & Umstellung
- [ ] E-Rechnungssoftware auswählen: Vergleichen Sie Anbieter nach EN 16931-Konformität
- [ ] Kundenstammdaten aktualisieren: USt-IdNr., Leitweg-IDs, E-Mail-Adressen für E-Rechnungsempfang
- [ ] Testlauf starten: Erstellen und versenden Sie Test-E-Rechnungen an ausgewählte Kunden
- [ ] Archivierung einrichten: GoBD-konforme Speicherung im Originalformat
Q4 2026: Test & Schulung
- [ ] Mitarbeiter schulen: Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf einbeziehen
- [ ] Validierung testen: Jede E-Rechnung vor Versand auf EN 16931-Konformität prüfen
- [ ] Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren
- [ ] Rückfallplan: Was tun, wenn die E-Rechnung beim Empfänger nicht ankommt?
Ab 01.01.2027: Produktivbetrieb
- [ ] Nur noch E-Rechnungen an B2B-Kunden versenden
- [ ] Monitoring: Zustellrate und Fehlerquote überwachen
- [ ] Feedback einholen: Kunden fragen, ob E-Rechnungen korrekt ankommen
Häufige Übergangsszenarien
Szenario 1: Freelancer mit 50.000 € Umsatz
2027: Noch keine Versandpflicht (unter 800.000 €). Darf weiterhin PDF mit Zustimmung des Empfängers senden. 2028: E-Rechnungspflicht greift. Muss B2B-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD versenden.
Empfehlung: Bereits 2026 umstellen – die E-Rechnung spart auch bei kleinem Volumen Zeit und wirkt professionell.
Szenario 2: GmbH mit 2 Mio. € Umsatz
2027: E-Rechnungspflicht greift sofort (über 800.000 €). PDF-Rechnungen an B2B-Kunden sind nicht mehr zulässig.
Empfehlung: Spätestens Q3 2026 auf E-Rechnungssoftware umstellen und Testläufe durchführen.
Szenario 3: Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
2027: Noch keine Versandpflicht. 2028: E-Rechnungspflicht greift. Hinweis nach § 19 UStG muss in der E-Rechnung enthalten sein.
Empfehlung: E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmer nutzen, die den Kleinunternehmerhinweis automatisch setzt.
E-Rechnung und Steuerberater: Was sich ändert
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bringt die E-Rechnungspflicht konkrete Vorteile:
- DATEV-Export: E-Rechnungen können direkt in DATEV importiert werden
- Weniger manuelle Erfassung: Der Steuerberater spart Zeit bei der Buchhaltung
- Automatischer Belegabgleich: E-Rechnungsdaten matchen automatisch mit Bankbewegungen
- Geringere Fehlerquote: Keine Tippfehler bei der Datenübernahme
Tipp: Sprechen Sie jetzt mit Ihrem Steuerberater über die DATEV-Anbindung. Je früher die Schnittstelle steht, desto reibungsloser läuft die Umstellung.
Peppol: Das Übertragungsnetzwerk der Zukunft
Parallel zur E-Rechnungspflicht gewinnt das Peppol-Netzwerk an Bedeutung. Es ermöglicht den sicheren, standardisierten Austausch von E-Rechnungen – auch grenzüberschreitend innerhalb der EU.
Warum Peppol wichtig wird:
- Die EU plant langfristig ein verpflichtendes E-Rechnungsnetzwerk (ViDA-Richtlinie)
- Peppol ist in vielen EU-Ländern bereits Pflicht für B2G
- Unternehmen mit internationalem Geschäft profitieren von einer einheitlichen Infrastruktur
Was droht bei Verstößen?
Aktuell gibt es keine direkten Bußgelder für das Nichtversenden von E-Rechnungen. Allerdings:
- Vorsteuerabzug gefährdet: Wenn Ihre Rechnung nicht den Anforderungen entspricht, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug verlieren
- Rechnungsablehnung: Empfänger können nicht-konforme Rechnungen zurückweisen
- Betriebsprüfungsrisiko: Das Finanzamt kann die ordnungsgemäße Buchführung anzweifeln
- Zivilrechtlich: Vertragspartner können auf E-Rechnungen bestehen
Es ist davon auszugehen, dass der Gesetzgeber in den kommenden Jahren konkrete Sanktionsmechanismen einführen wird.
Fazit: Warten kostet mehr als Handeln
Die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 ist keine ferne Zukunftsmusik – sie beginnt in weniger als 9 Monaten für größere Unternehmen. Wer jetzt handelt, profitiert von:
✅ Stressfreier Umstellung ohne Zeitdruck ✅ Frühzeitiger Kostensenkung durch automatisierte Prozesse ✅ Professionellem Auftreten bei Geschäftskunden ✅ Reibungsloser Zusammenarbeit mit Steuerberater und DATEV
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