Sie wollen eine XRechnung an eine Behörde schicken, aber die Leitweg-ID fehlt? Ohne diese 18-20-stellige Kennung wird Ihre Rechnung automatisch abgelehnt. Keine Panik - in diesem Guide zeigen wir Ihnen genau, wo Sie die Leitweg-ID finden und wie Sie diese korrekt in Ihrer Rechnung eintragen.
Quick-Tipp: Die Leitweg-ID steht meist im Auftragsschreiben, in der Leistungsbeschreibung oder auf der Behörden-Website. Nicht gefunden? Wir zeigen Ihnen alle Quellen.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID (auch: Buyer reference, BT-10) ist eine eindeutige Kennung, die jede empfangende Stelle in der öffentlichen Verwaltung identifiziert. Sie ist Pflicht für alle Rechnungen an Behörden (B2G) seit 27. November 2020.
Format der Leitweg-ID
Die Leitweg-ID besteht aus 18-20 Zeichen und folgt diesem Aufbau:
[Ländercode]-[Bundesland]-[Behörde]-[Abteilung/Kostenstelle]
Beispiel: 991-12345-67-89
Erklärung der Bestandteile:
- 991: Ländercode (immer 991 für Deutschland)
- 12345: Bundesland-spezifischer Code (5-6 Stellen)
- 67: Behördenkennung
- 89: Abteilung oder Kostenstelle (optional)
Wichtig: Die Leitweg-ID ist nicht die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID der Behörde!
Wo finde ich die Leitweg-ID meines Kunden?
Die Leitweg-ID wird von der empfangenden Behörde vergeben. Es gibt mehrere Quellen, wo Sie diese finden:
1. Im Auftragsschreiben oder Vertrag
Die häufigste Quelle: Die meisten Behörden geben die Leitweg-ID direkt im Auftragsschreiben, Vertrag oder in der Leistungsbeschreibung an.
Suchen Sie nach:
- "Leitweg-ID"
- "Buyer reference"
- "Rechnungsadresse elektronisch"
- "E-Rechnungsadresse"
- "BT-10"
2. Auf der Website der Behörde
Viele Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-IDs auf ihren Websites. Oft finden Sie diese unter:
- "E-Rechnung"
- "Rechnungsstellung"
- "Lieferanten-Information"
- "Kontakt"
3. Beim Einkauf/Vergabestelle nachfragen
Wenn Sie die Leitweg-ID nicht finden, kontaktieren Sie direkt:
- Ihren Ansprechpartner in der Behörde
- Die Einkaufsabteilung / Vergabestelle
- Die Rechnungsabteilung
E-Mail-Vorlage:
Betreff: Leitweg-ID für Rechnungsstellung
Sehr geehrte Damen und Herren,
für die elektronische Rechnungsstellung benötige ich die Leitweg-ID
Ihrer Behörde/Abteilung. Könnten Sie mir diese bitte mitteilen?
Auftrag/Vertragsnummer: [Ihre Nummer]
Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
4. Leitweg-ID Verzeichnisse
Einige Bundesländer bieten öffentliche Verzeichnisse:
| Bundesland | Verzeichnis verfügbar? | Link/Kontakt |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | ✅ Ja | service-bw.de |
| Bayern | ✅ Ja | Über BayLern-Portal |
| Berlin | ✅ Ja | berlin.de/verwaltung |
| Brandenburg | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Bremen | ✅ Ja | bremen.de |
| Hamburg | ✅ Ja | hamburg.de |
| Hessen | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Mecklenburg-Vorp. | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Niedersachsen | ✅ Ja | Über ZRE-Portal |
| Nordrhein-Westfalen | ✅ Ja | nrw.de |
| Rheinland-Pfalz | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Saarland | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Sachsen | ✅ Ja | Über SVA-Portal |
| Sachsen-Anhalt | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Schleswig-Holstein | ❌ Nein | Direkt anfragen |
| Thüringen | ❌ Nein | Direkt anfragen |
Leitweg-ID nach Bundesland
Jedes Bundesland hat eigene Codes. Hier die Übersicht:
Baden-Württemberg (08)
Format: 991-08XXXXX-XX-XX
Die ersten beiden Ziffern nach "991-" sind immer 08 für Baden-Württemberg.
Beispiel:
- Landesverwaltung BW:
991-081000-00-00 - Stadt Stuttgart:
991-085110-00-00
Besonderheit: Baden-Württemberg nutzt das zentrale Portal "Service-BW" für E-Rechnungen.
Bayern (09)
Format: 991-09XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Freistaat Bayern:
991-091000-00-00 - Stadt München:
991-091620-00-00
Besonderheit: Bayern hat ein eigenes E-Rechnungs-Portal "BayLern".
Berlin (11)
Format: 991-11XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Berlin:
991-111000-00-00 - Senatsverwaltungen:
991-111XXX-XX-XX
Besonderheit: Berlin nutzt das ZRE-Portal (Zentrale Rechnungseingangsplattform).
Brandenburg (12)
Format: 991-12XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Brandenburg:
991-121000-00-00
Bremen (04)
Format: 991-04XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Freie Hansestadt Bremen:
991-041000-00-00
Hamburg (02)
Format: 991-02XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Freie und Hansestadt Hamburg:
991-021000-00-00
Hessen (06)
Format: 991-06XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Hessen:
991-061000-00-00 - Stadt Frankfurt:
991-064120-00-00
Mecklenburg-Vorpommern (13)
Format: 991-13XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Mecklenburg-Vorpommern:
991-131000-00-00
Niedersachsen (03)
Format: 991-03XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Niedersachsen:
991-031000-00-00 - Stadt Hannover:
991-033520-00-00
Besonderheit: Niedersachsen nutzt das ZRE-Portal.
Nordrhein-Westfalen (05)
Format: 991-05XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land NRW:
991-051000-00-00 - Stadt Köln:
991-055130-00-00
Besonderheit: NRW ist Vorreiter bei E-Rechnungen und hat ein gut ausgebautes System.
Rheinland-Pfalz (07)
Format: 991-07XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Rheinland-Pfalz:
991-071000-00-00 - Stadt Mainz:
991-073150-00-00
Saarland (10)
Format: 991-10XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Saarland:
991-101000-00-00
Sachsen (14)
Format: 991-14XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Freistaat Sachsen:
991-141000-00-00 - Stadt Dresden:
991-145120-00-00
Besonderheit: Sachsen nutzt das SVA-Portal (Sächsische Verwaltungsautomation).
Sachsen-Anhalt (15)
Format: 991-15XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Sachsen-Anhalt:
991-151000-00-00
Schleswig-Holstein (01)
Format: 991-01XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Land Schleswig-Holstein:
991-011000-00-00 - Stadt Kiel:
991-012310-00-00
Thüringen (16)
Format: 991-16XXXXX-XX-XX
Beispiel:
- Freistaat Thüringen:
991-161000-00-00
Leitweg-ID Format prüfen
Bevor Sie die XRechnung versenden, prüfen Sie das Format:
Checkliste Format-Prüfung
✅ 18-20 Zeichen (inkl. Bindestriche) ✅ Beginnt mit "991-" (Deutschland) ✅ Keine Leerzeichen ✅ Nur Ziffern und Bindestriche ✅ Bundesland-Code korrekt (siehe Tabelle oben)
Gültige Beispiele:
- ✅
991-05XXXXX-12-34(NRW, mit Abteilung) - ✅
991-081000-00(Baden-Württemberg, ohne Abteilung) - ✅
991-091620-00-00(Bayern, vollständig)
Ungültige Beispiele:
- ❌
991 05XXXXX 12 34(Leerzeichen statt Bindestriche) - ❌
05XXXXX-12-34(Ländercode fehlt) - ❌
991-05XXXXX(zu kurz, min. 18 Zeichen)
Profi-Tipp: Nutzen Sie unseren kostenlosen Validator, um Ihre XRechnung mit Leitweg-ID zu prüfen, bevor Sie sie versenden.
Häufige Fehler bei der Leitweg-ID
Fehler #1: Leitweg-ID fehlt komplett
Fehlermeldung: [BR-DE-15] Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden.
Lösung: Tragen Sie die Leitweg-ID im Feld "BT-10 Buyer reference" ein.
Fehler #2: Falsches Format
Fehlermeldung: [BR-DE-16] Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss dem Format der Leitweg-ID entsprechen.
Lösung: Prüfen Sie:
- Beginnt mit "991-"?
- Bindestriche korrekt gesetzt?
- Länge 18-20 Zeichen?
Fehler #3: Alte oder ungültige Leitweg-ID
Behörden können ihre Leitweg-IDs ändern, z.B. bei:
- Umstrukturierung der Behörde
- Fusion von Behörden
- Neuer Kostenstelle
Lösung: Fragen Sie bei der Behörde nach, ob die Leitweg-ID noch aktuell ist.
Fehler #4: Leitweg-ID verwechselt mit anderer Nummer
Nicht verwechseln mit:
- ❌ Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)
- ❌ Steuernummer
- ❌ Behördenkennzahl
- ❌ Auftragsnummer
Die Leitweg-ID:
- ✅ Beginnt immer mit "991-"
- ✅ Hat 18-20 Zeichen
- ✅ Ist spezifisch für E-Rechnungen
Was tun, wenn keine Leitweg-ID verfügbar ist?
Szenario 1: Behörde hat noch keine Leitweg-ID
Einige kleinere Kommunen haben möglicherweise noch keine Leitweg-ID vergeben.
Lösung:
- Kontaktieren Sie die Behörde
- Weisen Sie auf die E-Rechnungspflicht hin (seit 27.11.2020)
- Die Behörde muss eine Leitweg-ID bereitstellen
Rechtliche Grundlage: § 3 E-Rechnungsverordnung (ERechV)
Szenario 2: Kunde will keine E-Rechnung
Wenn Ihr Kunde eine Behörde ist, hat er keine Wahl - E-Rechnungen sind Pflicht.
Ausnahmen:
- Rechnungen unter 1.000 € (Direktauftrag)
- Verteidigungs- und Sicherheitsbereich (besondere Regelungen)
Szenario 3: Kommunale Einrichtungen
Kommunen (Städte, Gemeinden) haben oft eigene Leitweg-IDs pro Abteilung:
- Bauamt:
991-XXXXX-01-XX - Ordnungsamt:
991-XXXXX-02-XX - Sozialamt:
991-XXXXX-03-XX
Wichtig: Verwenden Sie die spezifische Leitweg-ID der Abteilung, nicht die allgemeine der Stadt!
Leitweg-ID in der Rechnung eintragen
Mit Rechnungssoftware
Bei Clever Invoice tragen Sie die Leitweg-ID einfach im Kundenfeld ein:
- Öffnen Sie den Kunden
- Feld "Leitweg-ID" ausfüllen
- Bei Rechnungserstellung wird die ID automatisch in das BT-10-Feld übernommen
- Validierung erfolgt automatisch beim Erstellen der XRechnung
Manuell in XML
Falls Sie die XML manuell bearbeiten (nicht empfohlen):
UBL-Format:
991-05XXXXX-12-34
CII-Format:
991-05XXXXX-12-34
Checkliste: Vor dem Versand
Bevor Sie Ihre XRechnung an die Behörde senden:
✅ Leitweg-ID vorhanden im BT-10-Feld ✅ Format korrekt (991-XXXXXX-XX-XX) ✅ Länge 18-20 Zeichen (inkl. Bindestriche) ✅ Bundesland-Code passt zur Behörde ✅ Keine Leerzeichen in der ID ✅ Rechnung validiert mit Validator ✅ Empfänger-Name stimmt mit Leitweg-ID überein
Profi-Tipp: Speichern Sie die Leitweg-ID dauerhaft im Kundenstamm. Bei wiederkehrenden Rechnungen sparen Sie Zeit.
FAQ: Leitweg-ID
Ist die Leitweg-ID Pflicht?
Ja, für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Bund, Länder, Kommunen) ist die Leitweg-ID seit 27. November 2020 Pflicht. Rechnungen ohne Leitweg-ID werden automatisch abgelehnt.
Wo bekomme ich die Leitweg-ID her?
Die Leitweg-ID wird von der empfangenden Behörde vergeben. Sie finden sie im Auftragsschreiben, auf der Behörden-Website oder durch direkte Anfrage bei der Einkaufs-/Vergabestelle.
Kann ich eine Leitweg-ID selbst vergeben?
Nein. Nur die empfangende Behörde kann ihre eigene Leitweg-ID vergeben. Als Rechnungssteller müssen Sie die von der Behörde bereitgestellte ID verwenden.
Was ist, wenn die Behörde keine Leitweg-ID hat?
Das ist nicht möglich. Seit 27. November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und dafür eine Leitweg-ID bereitzustellen (§ 3 ERechV).
Gilt die Leitweg-ID nur für XRechnung?
Nein, die Leitweg-ID ist auch für ZUGFeRD-Rechnungen Pflicht, wenn diese an Behörden gehen. Das Format muss dem EN 16931-Standard entsprechen.
Wie lange ist eine Leitweg-ID gültig?
Eine Leitweg-ID ist in der Regel dauerhaft gültig, kann sich aber ändern bei:
- Umstrukturierung der Behörde
- Fusion von Behörden
- Änderung der Kostenstelle
Fragen Sie im Zweifel bei der Behörde nach.
Brauche ich für jede Rechnung eine neue Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID bleibt gleich, solange Sie mit der gleichen Abteilung der Behörde arbeiten. Speichern Sie die ID im Kundenstamm für wiederkehrende Rechnungen.
Was kostet eine Leitweg-ID?
Nichts. Die Vergabe und Nutzung der Leitweg-ID ist kostenlos.
Fazit: Leitweg-ID ist Pflicht, aber einfach zu finden
Die Leitweg-ID ist zwingend erforderlich für Rechnungen an Behörden. In 90% der Fälle finden Sie diese im Auftragsschreiben oder auf der Behörden-Website. Im Zweifel: Einfach nachfragen!
Die wichtigsten Punkte:
- ✅ Format:
991-XXXXXX-XX-XX(18-20 Zeichen) - ✅ Quelle: Auftragsschreiben, Website, direkt anfragen
- ✅ Prüfung: Mit Validator vor Versand testen
- ✅ Speichern: Im Kundenstamm für wiederkehrende Rechnungen
Jetzt validieren: Laden Sie Ihre XRechnung in den Validator und prüfen Sie in 3 Sekunden, ob die Leitweg-ID korrekt ist. Kostenlos, ohne Registrierung.
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