Die erste Rechnung als Selbstständiger ist ein Meilenstein — und gleichzeitig eine Quelle für Unsicherheit. Was muss drauf? Welche Steuern? Wie nummeriere ich? Dieser Guide beantwortet alle Fragen.
Vor der ersten Rechnung: Vorbereitung
1. Gewerbeanmeldung oder Freiberuflichkeit
- Gewerbetreibende: Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
- Freiberufler (§18 EStG): Anmeldung beim Finanzamt reicht
- In beiden Fällen: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
2. Steuernummer erhalten
Nach der Anmeldung erhältst du eine Steuernummer vom Finanzamt. Optional: USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen (bei EU-Geschäften empfohlen).
3. Entscheidung: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
- Kleinunternehmer (§19 UStG): Keine USt. ausweisen, kein Vorsteuerabzug
- Regelbesteuerung: USt. ausweisen, Vorsteuerabzug möglich
Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben
- Dein Name und Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung
- Leistungszeitraum
- Nettobetrag
- Steuersatz und Steuerbetrag (oder §19-Hinweis)
- Bruttobetrag
→ Ausführliche Pflichtangaben-Checkliste
Rechnungsnummern richtig vergeben
Regeln
- Fortlaufend: Jede Nummer muss einmalig sein
- Lücken erlaubt: 2026-001, 2026-003 ist OK
- Doppelungen verboten: 2026-001 darf nur einmal vorkommen
Bewährte Systeme
| System | Beispiel | Vorteil |
|---|---|---|
| Jahr-Nummer | 2026-001 | Einfach, übersichtlich |
| Kürzel-Jahr-Nummer | WD-2026-001 | Bei mehreren Geschäftsbereichen |
| Fortlaufend | 10001, 10002 | Kein Rückschluss auf Rechnungsvolumen |
Tipp: Starte nicht bei 001 — das verrät dem Kunden, dass du neu bist. Starte z.B. bei 1001.
Zahlungsbedingungen formulieren
Standard-Formulierungen
- "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt."
- "Zahlbar sofort, netto."
- "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2% Skonto."
Gesetzliche Zahlungsfrist
Ohne Vereinbarung gilt: 30 Tage nach Zugang der Rechnung (§286 BGB). Danach gerät der Schuldner automatisch in Verzug.
Steuern für Selbstständige
Umsatzsteuer (19% / 7%)
- Regelsteuersatz: 19% (die meisten Dienstleistungen und Waren)
- Ermäßigter Satz: 7% (Bücher, Lebensmittel, bestimmte Kulturleistungen)
- Befreit: 0% (Heilbehandlungen, Bildung, Versicherungen)
Einkommensteuer
Auf deinen Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) zahlst du Einkommensteuer. Freibetrag 2026: 11.784€.
Gewerbesteuer
Nur für Gewerbetreibende, erst ab 24.500€ Gewinn. Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer.
Typische Fehler vermeiden
- Rechnung nicht zeitnah stellen — Stelle Rechnungen innerhalb von 1-2 Wochen nach Leistung
- Keine Mahnung senden — Nach 30 Tagen automatischer Verzug, aber Mahnung beschleunigt
- Privat- und Geschäftskonto mischen — Trenne die Konten
- Belege nicht aufheben — 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Steuervorauszahlungen vergessen — Das Finanzamt schätzt, du zahlst quartalsweise
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