ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert ein menschenlesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten in einer einzigen Datei.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten XML-Datenstrom. Das bedeutet:
- Für den Menschen: Du siehst ein normales PDF mit der visuellen Rechnung
- Für den Computer: Im Hintergrund stecken strukturierte XML-Daten
- Beides in einer Datei: Kein separater XML-Anhang nötig
Der Vorteil: Empfänger ohne E-Rechnungssoftware können das PDF ganz normal öffnen und lesen. Empfänger mit Software können die XML-Daten automatisch verarbeiten.
ZUGFeRD Profile
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detailgrad:
| Profil | Inhalt | EN 16931 konform | B2B-Pflicht geeignet |
|---|---|---|---|
| Minimum | Nur Basisdaten (Betrag, Datum) | ❌ | ❌ |
| Basic WL | Erweiterte Basisdaten | ❌ | ❌ |
| Basic | Standard-Rechnungsdaten | ⚠️ Eingeschränkt | ⚠️ |
| EN 16931 (Comfort) | Vollständig nach EU-Norm | ✅ | ✅ |
| Extended | Erweitert über EU-Norm hinaus | ✅ | ✅ |
| XRechnung | XRechnung als ZUGFeRD-Profil | ✅ | ✅ |
Wichtig für die B2B-Pflicht ab 2027: Nur die Profile EN 16931, Extended und XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Profile darunter (Minimum, Basic WL, Basic) reichen nicht aus.
Empfehlung
Nutze mindestens das Profil EN 16931 (Comfort). Es enthält alle Pflichtfelder und ist für B2B und B2G geeignet. Clever Invoice erstellt automatisch ZUGFeRD im Profil EN 16931.
ZUGFeRD 2.x vs. 1.0
| Merkmal | ZUGFeRD 1.0 | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| EU-Norm | ❌ | ✅ EN 16931 |
| Profile | 3 (Basic, Comfort, Extended) | 6 (inkl. XRechnung) |
| XML-Schema | eigenes Schema | UN/CEFACT CII |
| B2B-Pflicht geeignet | ❌ | ✅ (ab Profil EN 16931) |
| Factur-X kompatibel | ❌ | ✅ |
ZUGFeRD 1.0 ist veraltet und erfüllt nicht die Anforderungen der B2B-E-Rechnungspflicht. Nutze immer ZUGFeRD 2.x.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X sind technisch identisch — sie basieren auf demselben Standard (UN/CEFACT CII). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist automatisch auch eine gültige Factur-X-Rechnung und umgekehrt. Das macht ZUGFeRD ideal für deutsch-französischen Geschäftsverkehr.
ZUGFeRD erstellen mit Clever Invoice
- Rechnungsdaten eingeben — wie gewohnt
- ZUGFeRD als Format wählen (oder automatisch erkennen lassen)
- PDF wird generiert — mit eingebetteten XML-Daten
- Versenden — per E-Mail, WhatsApp oder Download
- Archivieren — automatisch GoBD-konform
Der Empfänger erhält ein PDF, das er normal lesen kann — und dessen Daten sich automatisch verarbeiten lassen.
ZUGFeRD lesen und prüfen
Als Empfänger
- PDF öffnen: Normaler PDF-Reader reicht für die visuelle Ansicht
- XML extrahieren: Software wie Clever Invoice liest die eingebetteten Daten automatisch
- Validieren: Die XML-Daten können gegen das EN 16931-Schema geprüft werden
Kostenlose Viewer
- Clever Invoice (importiert und visualisiert automatisch)
- Open-Source-Tools wie Mustang oder Konik
Mit Clever Invoice erstellst du professionelle Rechnungen in wenigen Sekunden — kostenlos starten und sofort loslegen.